《经典培训课件》time management_图文

时间管 理技巧

我们为何忙乱?
自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现;

没有时间与家人多处一会儿;
没有时间多读书; 没有时间尝试新的事物; 没有业余爱好的时间。 总之,没有在有限的时间里做自己应该做的事情, 每一天都忙却忙的不是地方。

时间管理的障碍何在?
? 障碍一:“我的习惯就这样,不好改” ? 障碍二:“时间管理有什么用,计划 赶不上变化” ? 障碍三:“时间掌握在别人手中”

? 障碍四:“时间管理太麻烦”

自己时间 哪里去了?

——对自己工作时间的分析

时间管理的原则
麦 肯 锡 30 秒 电 梯 理 论 ? 莫 法 特 休 息 法 理 论 ?

习 惯 原 则

?

计 划 原 则

?

优 先 顺 序 原 则

?

目 标 原 则 ABC

?

“ 6 点 优 先 工 作 制 ”

?

80 20 原 则

? /

80/20原则
? 20%的工作占整个工作80%的价值 ? 集中的精力要做20%的工作

? 投入20%精力做另外80%的工作

“6点优先工作制”
? 要求每天全力以赴做6件最重要的事 ? 这个方法是咨询大师艾维利提出的价 值2.5万美元的时间管理方法

目标ABC原则
A=必须做的 B=应该做的 C=不值得做

优先顺序原则
第一类是工作的紧急程度是不同的。 对于紧急的工作要先做,对于不 太急的工作后做。

工 作 紧 急 程 度 划 分

例 : 某 销 售 经 理 某 天

紧急

不紧急

1. 2.
3. 4. 5.

紧急处理客户投诉 意外事故的紧急排 除 客户拜访 确定明天的广告 接待质检人员

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

工作总结 修改工作流程 处理同事的一些误解 辅导下属工作 安排下一步工作 与同级部门间的协调 销售政策的修改

第二类是工作可以按照重要程度来划分,对于重要的工 作要花费较多的时间和精力去做,对于不太重要或不 重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。 例:销售部经理的某一天工作的重要程度划分
重要工作 1. 2. 3. 4. 5. 销售费用预算计划 部门招聘计划制定 重要客户拜访 工作报告总结 下达指示 不重要工作 1. 2. 3. 4. 5. 一些文件和资料的查询 文件归档 应付无关人员 领用物品 差旅费报销

四象限分析法
紧急 Ⅰ第一象限 不紧急 Ⅱ第二象限 紧急 不紧急 重要 重 要

重 要

Ⅲ第三象限
不 重 要 紧 急 不重要

Ⅳ第四象限
不紧急 不重要

四象限法解析
紧急 重 要
Ⅰ 重要 紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作

不紧急
Ⅱ 准备工作 预防措施、价值观的澄清 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 增进自己的能力
Ⅳ 忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动

不 重 要

Ⅲ 造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事

计划性原则
? ?

必须事先对工作做出计划 必须按照计划去执行、去实施

?

必须留出处理不可预计事务的 时间

习惯性原则
? ?

你要知道什么是好的时间管理习惯? 对于高效人士来说坏习惯是可以并且 是必须要改变的 好的习惯是可以养成并且是必须要形 成的 良好的习惯可以在有意中形成

?

?

你是否有这样的一些习惯
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 工作效率低、办事拖拉 时间观念差,工作时磨磨蹭噌 工作时眉毛胡子一把抓,经常找不到主次 经常被电话、不速之客干扰 上班时间不紧凑,晚上加班干 什么事情都愿意管,认为自己很忙才好 没有目标、没有计划、人云亦云 零碎时间都被随意打发掉,不会利用零碎时间 没有时间安排表,由别人来安排 不会休息、不会娱乐、没有空闲

必须养成习惯
√每天要花10分钟作计划

√ 要有书面的待办单、日计划、周计划和月度 计划 √每周都将你的工作排出优先顺序
√能在高效的时间里做完你的重要工作 √有明确的生活和工作目标

莫法特休息法理论
? 不要长时间的做同一种工作,而 是要经常的做不同内容的工作,保 持精神上的兴奋点,进行主动的调 剂和放松。

麦肯锡30秒电梯理论
? 据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户,原因 是这个客户董事长在电梯里碰到了麦肯 锡的项目经理,要求他谈谈项目的结果, 可怜的项目经理没有在电梯运行的短短 30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡就要 求员工要表达清楚,直奔主题,凡事要 归纳在3条以内。

时间管理的改进途径

方法之一:有计划地工作
? 建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序一 套计划体系。 ? 在刚开始时作计划 ? 严于律己,经常激励和要求别人监督和检查 ? 把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分, 制订自己的优先工作次序 ? 每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或 危机、偶然事件等

方法之二:减少无序行动
? 时刻对自己的工作和任务进行反思,整 理和形成一套有效的、有条理的思维方 式。 ? 工作和任务肯定有轻重和缓急之分,与 你的目标挂钩确定重要工作及每日的工 作优先顺序。

方法之三:避免贪大求全
? 不要追求尽善尽美,只追求达到目标,完成 职责。 ? 成就感是建立在要实现的目标上的,不能脱 离你的目标。 ? 让上司认可是在完成你的职责内的工作基础 上的,能干是在对你分内事项的处理中体现 出来的。对别人的请求和要求,不属自己的 分内之事要敢于说“不” 。

方法之四:避免拖延
? 严格要求自己,规定任务完成的期限。 ? 排除工作过程中的干扰,保持优先次序的稳定 性。 ? 不要只做熟悉的事务性工作。 ? 与同事、上司、下属探讨改进工作方法,辨清 各自的职责,不推诿和相互扯皮。

方法之五:学会说“不”
? 有时不需要任何借口,只要你的拒绝对你 来说是合理的。 ? 实行公平交易,给自己找出拒绝的理由。 ? 计划好自己的工作计划和优先次序,以便 有理由拒绝别人。 ? 对上司要有合理的、确切的解释和说明, 因为上司不好违忤。 ? 明确不自己是救世主,不充能人。

时间管理的益处
? 有效的时间管理可以省掉些让你体力消耗、精 神萎靡不振以及不利于心灵成长的事情,而让 你能够发挥所长,摆脱一切重担的束缚,以免 身陷于令人不悦的琐事中,并且带来更多的热 情和更好的工作成果。


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